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ISDNどころか、アナログ電話回線中心だった回線は、現在ではブロードバンド回線が当たり前となり、「日本は世界でも有数の、低コストでブロードバンドを利用できる国になった」と評価される。
Eメール環境は10年前から大きな変化がない
Webサイトも大きく進化し、単に文字を並べただけのページから、最近では動画、音声を採用するサイトも少なくない。その上、活用方法も大きく変わった。「Web2.0」というキーワードが代表するように、Webサイトは単なる情報を取得する場には留まらず、現在では新しいビジネスをつなげていく場ともなっている。
ところが、黎明期からほとんど変化がないのがEメール環境である。法人、個人を問わず、インターネット導入動機となったのがメールであり、現在では欠かせない通信手段となっていることは言うまでもない。しかし、「進化」という視点で見ると、黎明期からほとんど変わりがない。せいぜい、ブロードバンドの進展によって容量の大きなメールが送れるようになり、HTMLメールの送受信も問題なくできるようになったことくらいだろうか。
GMOホスティング&セキュリティが提供するホスティングサービスiSLE（アイル）では、そんな現状に一石を投じる意味を込め、メール機能を向上させるホスティングサービス「Exchange サービス」を提供している。最新スマートフォンに対応し、社内にいても、社外にいても同じように会社情報にアクセスできるこのサービスをご紹介していこう。
これまでにない利便性を持ったEメール環境とは
Exchange サービスは、一般的なメールサービスに含まれる基本機能と、このサービスならではの独自機能を備えている。
基本機能としては、ウイルス除去、POP・IMAPという標準的な送受信プロトコルを利用したメールの送受信、SSLによる暗号化、転送用メールアドレス、自動返信メール、メーリングリストの活用などがある。
「Exchangeシステム」は、PC、携帯電話、スマートフォン（ウィルコムW-ZERO3などのWindows Mobile搭載モデル）から同一のメールシステムにアクセスすることができる。このため、メール送受信の履歴や“重要”などのフラグ設定も各機器で指定した際に保持され、作業をマルチプラットフォームで共有することができる独自機能としては、メールをグループウェアとして活用することができるスケジュール共有機能や、アドレス帳の共有、メンバー同士でファイルやメールを共有するパブリックフォルダ機能。さらに、社外、社内を問わず社内情報にアクセスできるWebメール機能や、スマートフォンを使ってデータを簡単に同期する機能などがある。
しかし、こうして機能を列記するだけでは、このサービスがユーザーにどんなメリットをもたらすのか、今ひとつピンと来ないだろう。そこで、このサービスの担当であり、自らでこのサービスを利用しているGMOホスティング＆セキュリティのアイル事業本部、共用サーバ事業部MSグループの平松圭氏に、このサービスを利用することでメール環境がいかに進化するのかを語ってもらった。
「まず、これは便利！ と日々感じているのが、自宅で仕事をする時です。Outlook Web AccessというWebメールを活用すると、自宅のPCや外出先で利用するノートPCでも、同じ状態で会社情報にアクセスできるんです」（平松氏）
従来であれば自宅で会社のメールを利用する場合には、自宅のPCに必要なメールデータを持ち運ぶ必要があった。しかし、メールには企業にとって重大な機密情報が含まれている場合もある。社外に持ち歩くPCにメールデータが残されているのはセキュリティ上、好ましくない。そこで、Exchange サービスと同様にWebメールを活用する会社が増えている。
「通常、POPメール環境では会社のメールサーバに作業状況が反映されません。会社に戻ってメールサーバにアクセスすると、社外でノートPCを使って読んだメールであっても、未読メールとして受信してしまいます。そのため、すでに処理したメールも再度識別して作業しなければなりません。ところが、Outlook Web Accessを利用すると、Webメール上で行った作業がきちんと反映されているので、何回もメールを識別する必要がないのです。大量にメールを処理する必要がある人にとっては、大きなメリットになる機能だと思います」（平松氏）
しかも、先に紹介した通り、クライアントデバイスにデータを残すことなく作業が行えるので、情報漏洩リスクが低くなるというメリットがある。利便性に加え、「クライアントデバイス経由で情報漏洩事故が起こることを何とかしたい！」と考えている企業にとっては、導入を検討するに値するだろう。
スマートフォンの機能をフル活用することが可能に
Webメールとともに、「メール処理にかかる時間を大幅に短縮させる」と平松氏が断言するのが、スマートフォンとの連携である。
米国で普及していたスマートフォンが日本でも普及し始めた。しかし、その使い方という点から考えれば、携帯電話の域を出ていないのが実状だ。その実状を大きく変えるのがExchange サービスとスマートフォンとの連携なのだ。
外出先でも安心してメールができる現在では、自分の携帯電話に会社のメールを転送することはもはや当たり前。しかし、これはPOPメール環境と同じく、あくまでもデータの転送に留まる。
それに対し、Exchange サービスで提供されているのは、ActiveSyncを使用しPCにアクセスできない場合でも、メール、予定表、仕事、および連絡先情報をワイヤレスで更新する機能。最新モバイルデバイスと社内のデータの同期を、複雑な設定を行うことなく簡単に実現するのだ。
「わざわざ外出先でPCを開かなくても、スマートフォンの通信回線を使って社内情報にアクセスできるのは、忙しい日常に便利な機能です。例えば、地下鉄の駅で社内メールにアクセスし、電車の中で返事を書いて、電車から降りた段階で返事を送信するといった使い方が可能となります。携帯電話にメールを転送して利用している場合は、返信をしたとしても、それはあくまでも携帯電話からの返信しかできません。それに対し、当社のサービスでは実際の作業はスマートフォンから行ったとしても、社内メールからの返信とすることができるのです」（平松氏）
携帯電話やスマートフォンのような小さいデバイスは、うっかりなくしてしまうといったトラブルも起こりがち。しかし、その場合もデータはサーバ側に残っているので、スマートフォンを新しいものにした場合でも、ActiveSyncで同期させれば、社内で設定したデータが、そのまま新しいモバイルに同期される。「携帯を無くしてしまい、中のデータもなくなってしまった」という事態に陥らなくて済むのだ。
「PC、スマートフォンといったデバイスに依存せず、サーバにあるデータを活用して作業をこなすことで、メールの使い方が大きく変わっていくのです。メールをヘビーユースしている人であれば、その便利さを実感するのではないでしょうか」と平松氏は指摘する。
こうした使い勝手の良さは、実際にメールを利用しているからこそ実感できるものだ。派手な機能ではないかもしれないが、こうした使い勝手がよくなっていくことこそ、これまでのメールにはない「メール2.0」というべき、新しいメールの使い方なのではないだろうか。
ほかのホスティング事業者にはない転送型設定機能を用意
このサービスを実現しているのは、サーバとしてマイクロソフトのExchange Serverを採用しているからである。Exchange Serverは言うまでもなく、企業向けメールサーバーシステムとしては定評ある製品だ。
Exchange Serverを利用すると、日頃から使い慣れているメールクライアントOutlook経由でスケジュール共有など、グループウェア的な活用を行えることが大きなメリットとなる。
「しかも、Webメールやスマートフォンとの連動においても、Outlookのインタフェースが採用されています。新たなソフトの操作方法を覚えなくても、同じインタフェースで作業ができることも、メールをヘビーに使うユーザーにとっては有り難い」と利用者としてのメリットを強調する平松氏。
しかも、このサービスは、ほかにはない特徴を持っている。アイル同様、Exchange Serverを使ったホスティングサービスを提供する事業者も多数存在する。しかし、アイルのサービスには他社にはない大きなメリットを持っている。
「企業ユーザーの中には、Exchange Serverの機能に魅力を感じ、導入を検討しているところも多いようです。しかし、実際の導入に二の足を踏んでしまうのは、それまで使っていたドメインを、Exchangeのドメインに移行する際に、トラブルが起こらないのか不安を感じるユーザーが多いようです。そこで当社では、従来のPOPメールを自動転送させることで、Exchangeサービスをすぐにご利用いただける『転送型設定』を用意しました」（平松氏）
この機能は、それまで利用してきたPOPメールをExchange サービスに自動転送することで、機能的にはExchangeの機能を利用しながら、それまで使ってきたドメインをそのまま利用することが可能だ。そのため、新たにドメイン取得することや、DNSの修正といった手間が生じない。GMO-HSのアイル側では、自動転送されてきたメールを自動変換する機能を付加しているので、Exchangeで返信したメールであっても、Fromアドレスはこれまで使い続けてきたアドレスのままで済む。
しかも、1メールアドレスから利用ができるので、社外からメールを見る機会の多い管理職の方や、営業職の方にのみExchange サービスを導入するといった使い方もできる。
「1メールアドレスから利用できるので、企業の方だけではなく、個人でメールサーバを立てている方が、このサービスを利用することも可能です。Exchange Serverを個人で構築するのは難しいものですが、スマートフォンとの連携など個人でメリットとなる機能が多いです。導入をあきらめていた人は、当社のサービスを利用することでExchangeの良さを十分に受けられるでしょう」（平松氏）
初期投資コスト削減に加えランニングコスト削減も実現
それでは、実際に導入する場合のコストはどの程度なのか？最小プランでは、初期設定料3150円、1カ月契約の月額利用料金が1575円であり、ディスク容量は120MBから。契約期間は6カ月契約、12カ月契約など利用者の状況に合わせて選択することが可能だ。ディスク容量についても、さらに大きな容量にしていくことも相談可能だ。
メールアドレスも、1メールアドレスから契約できるので、先に紹介したように企業の一部での利用や、個人の利用にも対応する。
「今回ご紹介した基本機能に加え、ファイルサーバSharePointファイル共有・管理サービスを追加導入し、Microsoft Officeを有効活用するといった使い方もできます。中小企業の皆様向けに、ITインフラの見直しというニーズにも対応していきたいと考えています」と平松氏はアピールする。
確かにこのサービスでは、サーバ側のデータをコピーし、一定期間保存する。メールをアーカイブとして保存することを検討している企業にとっても、利便性が高いものだと言える。
「ホスティング導入のメリットとは、サーバ管理が不要になり、冗長化設定といった専門知識と配慮が不要になることです。今回ご紹介したExchange サービスではメールの使い方を変えることと共に、ホスティングサービスのメリットであるITインフラ管理の手間をなくすことにつながります。メールシステムの見直しを考えている中小企業ユーザーさんは是非とも検討していただきたいプランです」（平松氏）
コストで比較すれば、初期投資費用が大幅に軽減される上、運用にかかるランニングコスト削減も実現するという。メールの使い勝手向上と、システム全体の強化を検討する企業であれば、ぜひ導入検討する価値があるサービスだ。
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情報共有も同時実現、どこからでもアクセス＆安全なメール環境
セキュリティやモバイル利用に強いメールサービスと、強力な情報共有機能を備えたグループウェアの融合。それがマイクロソフトとアイルのコラボレーション「Exchangeサービス」だ。
セキュリティやモバイル利用に強いメールサービス、強力な情報共有機能を備えたグループウェアの融合。それが「Exchangeサービス」だ。マイクロソフトの最新テクノロジーをベースに開発されたExchange サービスは、Windows OSやOffice アプリケーションとの強固な連携を実現。従来のメール環境や社内のワークフローの改善を目指す企業の間で急速にシェアを拡大している。
「メール利用環境をもっと快適にしたい」「社内の情報共有を効率化したい」と考えているならば、 Exchange サービスは有効なソリューションだ。さらに、「Exchangeを導入したいがコストが高い」「Exchangeサーバを自社で運用するには負担がかかり過ぎる」といった問題で悩んでいる企業にも最適である。導入に当たっては1アカウント単位での申し込みが可能となっており、利用状況に応じてアカウント数の増減も任意で行えるため、無駄のない低コストでの利用が可能だ。
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