ライフハッカー［日本版］2021年12月8日掲載の記事より転載
Outlookを使うことに多大な時間を費やしているようなら、自分のワークフローを調べてみましょう。ソフトウェアの最適な使用方法を検討することで、常に時間を節約することができます。
Outlookを整理・管理し、時間を節約するためのノウハウをご紹介します。
メール整理のノウハウ
Outlookには、多くのメール管理機能が組み込まれています。そのノウハウは、次のような3部構成の戦略を用いることです。
・アクションフォルダで受信箱を整理する
・色分けしたカテゴリで受信箱を定義する
・迷惑メールで受信箱が混雑することを防止する
1. アクションフォルダを作成する
Outlookフォルダをうまく構造化して使用することが成功の鍵です。
アクションフォルダは、メールを入れる第2階層を形成します。この方法は、メールの量が中程度以下の場合に最も効果を発揮します。
特定のカテゴリのメールをたくさん受信しているなら、この方法をほかのヒントと組み合わせて使用しましょう。
サイドバーにあるフォルダやアカウントを右クリックして｢新規フォルダ｣を選択すると、フォルダを作成することができます。
クライアント用、トピック用、個人用のフォルダをつくることができるので、上司からのメールを見逃すこともありません。
ほとんどのフォルダでは、｢ToDo｣｢保留｣｢解決済｣の3つのアクションサブフォルダをつくることができます。
メインフォルダに新しいメールが入ってきたら、適切に返信し、受信したメールをどのフォルダに入れるか決めてください。
それぞれのアクションサブフォルダの役割り
・ToDo：このメールでのコミュニケーションは継続中であり、直ちにアクションを取る必要はない
・保留：こちらからは返信済で、相手からの返信待ち。あるいは、さらなるアクションを取る必要がある
・解決済：このメールでのコミュニケーションは完了済。あとは、メールを削除するかアーカイブするか決めるのみ
2. カテゴリ別に色分けして整理する
フォルダの管理とは別に、カテゴリ別に色分けすることで、受信箱の管理がとても楽になります。
色を使うことで、どのようなメールが入っているのかすぐにわかりますが、ほどほどにしましょう。受信箱があまりにもごちゃごちゃしていると、使いにくくなります。
なお、色分けには1つ大きな問題があります。それは、IMAPのアカウントではサポートされていないことです。つまり、POP3のメールアカウントを別途作成して使用する必要があります。
または、｢このコンピュータだけ｣のフォルダを作成してください。
色を使う分類システムを始めるには、｢ホーム｣タブを開き、｢タグ｣セクションを見つけましょう。表示されていない場合は、右端にある小さな矢印をタップして、｢リボン｣を展開してください。
ここで、｢分類｣→｢すべてのカテゴリ｣と進みます。すると、現在アクティブなカテゴリのリストが表示されます。これで、そのカテゴリの色、名前、キーボードショートカットを編集することができます。
カラーカテゴリを使用できない場合
POP3アカウントを持っていても、カラーカテゴリを使用できない場合は、カラーカテゴリをオンにする必要があります。
サイドバーでメールアドレスを見つけます。アカウント名を右クリックして、｢データファイルのプロパティ｣を選択します。プロパティパネルの下部に、｢カラーカテゴリにアップグレード｣というオプションが表示されます。
既存のInboxの大きさによっては、この作業に時間がかかるかもしれません。しかし、完了すれば、すべてのカラーカテゴリにアクセスできるようになります。
IMAPアカウントを使用してカラーカテゴリを設定するのに苦労している場合は、自動フォーマットシステムを使用することもできます。
3. 迷惑メールフィルタのレベルを上げる
ありがたいことに、Outlookには独自のスパムフィルタが搭載されています。
しかし、受信箱に入ってくる明らかなゴミをすべてキャッチできるわけではありません。このようなゴミを処理することは、文字通り人生の数分を奪うことになります。
デフォルトでは、｢迷惑メールフィルタ｣はオンになっていますが、｢低｣に設定されています。これを上げることで効果を高めることができます。
迷惑メール対策のレベルを変更するには、｢ホーム｣タブにある｢削除オプション｣を確認します。
｢迷惑メール｣から、｢迷惑メールオプション｣を選択します。これで、受信箱のフィルタのレベルを選択できます。必要なら、アカウントごとに設定することもできます。
より高度な｢迷惑メール｣対策
Outlookでは、迷惑メールフィルタを｢高｣に設定するとリスクがあることが指摘されています。このフィルタは普通のメールを｢迷惑メール｣に移動させる可能性があるので、定期的に｢迷惑メール｣を確認してください。
迷惑メールに移動させるだけでは不十分な場合は、別の選択肢があります。
｢迷惑メールフォルダに移動する代わりに、疑わしい迷惑メールを完全に削除する｣というチェックボックスにチェックを入れることができます。
なお、フィルタレベルが｢高｣の状態でこのオプションを有効にした場合、正当なメールに迷惑メールとしてフラグが立てられると復元できなくなります。
メールを使いこなすためのノウハウ
メールの返信が滞ってしまうことはよくあります。しかし、意外と知られていない機能やテクニックを使えば、メールを溜めてしまうことはありません。
未読メールに振り回されることがないように、次の3部構成の戦略を駆使しましょう。
・｢ルール｣を使って、アクションフォルダにメールを送る
・フォローアップ｢フラグ｣で優先順位を明確にする
・送信時間が重要なメールを自動的に送信するようにスケジュールする
4. Outlookの｢ルール｣を使って自動化する
受信箱からメールをアクションフォルダに流し続けるためには、｢ルール｣が重要です。｢ルール｣は、Outlook 365のホームタブの｢移動｣セクションにあります。
｢ルール｣とは、メールを仕分けする際のルールです。
Outlookはプログラムを開いている間、このルールを定期的に実行します。たとえば、｢送信者がおばあちゃんだったら、家族フォルダに入るようにする｣といった設定ができます。
仕分けルールを作成する
メールを右クリックして｢ルール｣を参照するか、｢ホーム｣タブの｢移動｣セクションから｢ルール｣を選択します。
特定のアドレスからのメールを特定のフォルダに定期的に移動する場合は、クイックオプションがあります。
｢常に移動する先｣を選択し、適切なフォルダを選択することができます。
メールをフィルタリングする条件が複数ある場合は、｢ルールの作成｣を選択します。より多くのオプションが必要な場合は、｢詳細オプション｣を選択します。
｢ルール｣は、迷惑なメールの連鎖からも解放してくれます。大規模な組織で働いていると、自分とは関係のない件名であっても、長いメールの連鎖に巻き込まれてしまうことがあります。
迷惑なグループメッセージを拒否するには、｢詳細オプション｣を開き、｢CCボックスの私の名前のところ｣にチェックを入れて、｢次へ｣を選択します。
すると、特定のフォルダに移動するか既読にするか選択できます。しかし、ほかにも選択肢があります。
｢ルール｣が発動した場合に設定できるアクションは多岐にわたります。カテゴリーの追加、メッセージへのフラグ付け、転送、自動返信の送信など、さまざまなルールを設定できます。
5．フラグを付けてフォローアップする
フラグは優先度の高さを示すシステムとして機能します。メールが届いたら、そのメールに優先度をつけることができ、これにより、そのメールは作業中に管理できる動的なToDoリストに追加されます。
フラグを設定するには、｢ホーム｣タブの｢タグ｣セクションにある｢フォローアップ｣をクリックします。
優先順位は｢今日｣から｢日付なし｣まであり、日付を選択できる｢カスタムフラグ｣のオプションもあります。また、｢リマインダーを追加｣で指定した時間に通知を受け取るように設定することもできます。
フラグを付けたメール、タスク、アポイントメント、ミーティングは、｢To-Do｣リストに表示されます。
｢To-Doリスト｣は、サイドバーの｢カレンダー｣と｢連絡先｣に表示されます。また、カーソルを合わせるとクイックビューを見ることができます。
To-Doリストは、優先度別やスケジュール別に整理することができるほか、ここからアイテムを完了にしたり、調整することもできます。
6. スケジューラーを使ってあとでメール送信する
スケジューラーも優れた機能です。作成したメールを、あとで指定した時間に送信することができます。
病欠や多忙な日など、メールを送信するタイミングが重要なときには非常に便利です。逆に、早すぎるタイミングでメールを送ってしまったときは、Outlookでメールを送信解除する方法に関する記事をチェックしてみてください。
メールを書き、｢オプション｣タブに切り替え、｢送信を遅らせる｣をクリックします。
｢送信オプション｣で｢○○より前に送信しない｣をチェックして、詳細を入力します。日付、時間、優先順位だけでなく、返信をどうするかも選択できます。入力が終わったら、｢閉じる｣をクリックします。
ところで、Exchangeサーバーを使用している場合は、先にOutlookを終了しても構いませんが、IMAPやPOP3アカウントを使用している場合は、メールの送信予定時刻までOutlookを起動しておく必要があります。
メール効率化のノウハウ
優れた整理方法と自動化されたメール管理で、すでに受信箱を使いこなしつつあります。しかし、最後にもうひと工夫することで、仕事にかかる時間と手間を省くことができます。
・メールに返信する時間を予定した時間に集中させる
・よく使う検索項目を｢検索フォルダ｣に保存する
・｢クイックパーツ｣を使ってメールの中身を生成する
・Outlookデータの｢バックアップ｣を作成する。
7. メールを管理する時間を設定する
1日の中で、メールの対応に費やす時間をいくつか選びましょう。たとえば、朝や仕事を終える前などです。これにより、いつ、誰に、何を最初に返信すべきかを分析する時間を減らすことができます。
まず、｢To Do｣ビューを開きます。そして、｢新規項目｣のドロップダウンをクリックし、｢予定｣を選択します。好きな時間を設定して、平日は毎日繰り返されるようにします。
メールをチェックするために設定した時間ごとに、上記のようなイベントを1つ作ります。
メールの時間を分離することは、バッチファイルのプロセスに似ています。すべてを一度に処理して、やり残しがないようにします。
またメール処理の時間が来たら、再びバッチ処理を行ない、受信箱を管理します。
8. 検索フォルダを作成する
Outlookの検索バーを使って常に同じワードを入力しているなら、｢検索フォルダ｣を作成してはいかがでしょうか。自動的に検索を行ない、結果をフォルダに入れてくれるので、それを確認するだけです。
｢フォルダ｣タブを開き、｢新規検索フォルダ｣を選択します。これにより、｢新規検索フォルダ｣の条件パネルが表示されます。
Outlookのテンプレートは、フラグ付きのメールや特定の人からのメールなど、通常の検索用にソートされます。
もっとコントロールしたい場合は、｢カスタム検索フォルダ｣に数多くのオプションがあります。
基準を完全にカスタマイズすることができます。基準は、新しい検索フォルダにアイテムを具体的に分類する｢ルール｣のようなものです。
9. クイックパーツを設定する
Outlookでたびたび同じことを入力する場合、これを使えば、気の遠くなるような繰り返しから解放されるでしょう。
｢クイックパーツ｣は、長い名前を自動的に補完したりクイックリストを追加するなど、あらゆるプレーンテキストの項目に利用できます。
まず、｢ホーム｣タブの｢新規メール｣をクリックしてメール作成ソフトを開きます。
よく入力するフレーズをクイックパーツとして保存するには、追加したいテキストをハイライトし、｢挿入｣タブに切り替えて、｢クイックパーツ｣→｢選択したものをクイックパーツギャラリーに保存｣と進みます。
のちに、そのフレーズを入力し始めると、自動補完の候補としてポップアップ表示されます。また、カスタムフォルダを追加して、クイックパーツをもっと整理することもできます。
10. バックアップを作成する
Outlookには、思っている以上に多くのデータが含まれています。
ユーザーのアカウントには、重要なメールがいくつも潜んでいる可能性があります。
安全な場所にバックアップしようと思いつつも、なかなか実行できていないのではないでしょうか。さあ、今すぐ実行しましょう。
エクスポートは、Outlookでは簡単にできます。
バックアップしたいアカウントから、｢ファイル｣→｢開いてエクスポート｣→｢インポート／エクスポート｣と進み、｢ファイルにエクスポート｣を選択します。
次は、｢Outlookデータファイル（.pst）｣を選択します。
次に、バックアップしたいフォルダを選択します。メールディレクトリのルート全体をバックアップすることもできます。
最後に、バックアップの保存先を選択します。アカウントの特定の部分だけをバックアップしたい場合は、詳細オプションをご利用ください。古いバックアップを引き継いで保存するには、｢重複部分を上書きする｣を選択します。
別にバックアップをすでに取ってある場合は、Outlook PSTファイルを結合する方法を知っておくと便利です。
まとめ
一番効果があるのは、上記のすべてを実行することです。もちろん、その人のニーズによって、やり方は変わるかもしれません。
しかし、効率的でストレスのないやり方で受信箱を管理・維持すると、気が散らずに1日を過ごすことができます。
Original Article: The 10 Best Practices for Outlook to Boost Your Workflow by MakeUseOf
